효율적인 문서 관리는 대량의 파일을 처리하는 기업과 조직의 중요한 문제입니다.종이 또는 디지털 기록을 처리하는 경우에도 파일 오류, 분실 또는 검색 프로세스가 느려질 위험이 높습니다.

문서에 바코드를 사용하는 것은 문서에 쉽게 액세스하고 정확도를 높이며 오류를 줄일 수 있는 간단한 방법을 제공하는 강력한 솔루션입니다.

문서의 바코드 유형

문서에 바코드 시스템을 구현할 때는 적절한 바코드 유형을 선택하는 것이 중요합니다.서로 다른 바코드는 서로 다른 데이터 저장과 기능을 제공하며, 적합한 바코드를 선택하는 것은 당신의 요구에 달려 있습니다.

다음은 문서 관리를 위한 주요 바코드 유형입니다.

1D 바코드(선형 바코드)

가장 간단하고 널리 인정되는 바코드 형식입니다.1D 바코드는 디지털 데이터의 다양한 폭을 나타내는 평행선으로 구성됩니다.

1D 바코드는 제한된 양의 정보를 저장할 수 있지만 각 문서는 고유한 식별자나 참조 번호와 연관된 기본 문서 추적에 적합합니다.

일반적인 형식은 Code 39 및 Code 128입니다.

2. 2차원 바코드

2D 바코드는 1D 바코드와 달리 데이터를 수직 및 수평으로 인코딩하여 더 많은 정보를 저장할 수 있습니다.이러한 바코드는 디지털 문서 관리 또는 문서 설명 또는 URL과 같은 다른 메타데이터를 인코딩해야 하는 경우에 적합합니다.

인기있는 QR 바코드는 QR 코드와 PDF417입니다.

문서 바코드의 실제 적용

바코드는 조직이 문서를 보다 효율적으로 관리하고 정확도를 높이며 파일을 검색하는 데 걸리는 시간을 줄이는 데 중요한 역할을 합니다.

다음은 다양한 산업에서 바코드를 사용하여 문서를 관리하는 방법에 대한 구체적인 예입니다.

1. 의료

의료 분야에서는 환자 기록, 실험실 결과 및 처방을 정확하고 신속하게 얻는 것이 중요합니다.바코드는 환자 파일, 병력 및 약물 포장을 표시하는 데 널리 사용됩니다.

바코드를 스캔하면 의료 전문가가 환자의 병력에 즉시 액세스하여 오류를 줄이고 매번 올바른 파일을 검색할 수 있습니다.

병원은 바코드 시스템을 사용하여 환자 기록을 추적한다.각 환자의 파일에는 고유한 바코드가 할당되어 있으며 레코드를 액세스, 업데이트 또는 전송할 때마다 스캔됩니다.이를 통해 환자 데이터가 잘못 배치되지 않고 필요할 때 공인 직원이 액세스할 수 있습니다.

2. 법률 업계

로펌은 계약과 브리핑부터 법정 문서까지 대량의 법률 문서를 처리한다.서류를 잘못 놓으면 지연되거나 심지어 법적 결과를 초래할 수 있다.

이를 방지하기 위해 많은 로펌은 각 사건 파일에 고유한 식별자를 표시하기 위해 파일 바코드를 사용합니다.따라서 문서의 저장 위치를 추적하고 필요할 때 신속하게 검색할 수 있습니다.

대형 로펌은 각 고객의 사건 파일을 코드 128 바코드로 태그합니다.바코드는 파일을 이동하거나 액세스할 때마다 스캔되고 기록되므로 변호사와 지원 담당자가 파일을 즉시 찾을 수 있습니다.

또한 바코드를 스캔하여 회사 파일 관리 시스템에 저장된 디지털 버전에 물리적 파일을 연결합니다.

3. 금융 서비스

은행 및 금융 기관은 대출 계약, 계약 및 고객 재무 기록과 같은 민감하고 많은 기록을 관리합니다.

바코드를 사용하면 각 파일을 고유한 참조 번호로 표시하여 규제 표준에 따라 정확하게 추적 및 검색할 수 있습니다.

한 은행은 담보 계약과 고객 기록을 표시하기 위해 PDF417 바코드를 사용합니다.바코드는 부서 간에 문서를 업데이트하거나 전송할 때마다 보안 문서 관리 시스템에 스캔되어 기록됩니다.이를 통해 명확한 감사 추적을 보장하고 파일 손실 또는 오작동 위험을 최소화할 수 있습니다.

4. 교육

교육기관은 학생기록, 성적, 행정서류와 시험지를 자주 관리한다.이러한 문서의 바코드 처리를 통해 직원들이 여러 부서 또는 상점에서 학생 파일을 쉽게 추적할 수 있어 기록 보존의 효율성이 향상됩니다.

한 대학은 학생 성적표를 관리하기 위해 QR코드를 사용한다.각 학생의 성적표에는 파일의 보안 디지털 버전에 연결된 QR코드가 표시됩니다.작업자는 코드를 스캔하여 물리적 파일을 검색하지 않고도 즉시 문서를 검색할 수 있습니다.

5. 소매업과 제조업

소매 및 제조업과 같은 산업에서 바코드는 제품 추적뿐만 아니라 송장, 운송 기록 및 재고 로그와 같은 일련의 운영 문서를 관리하는 데 사용됩니다.

바코드를 문서 관리 프로세스에 통합하면 워크플로우를 단순화하고 문서 작업 오류를 줄일 수 있습니다.

대형 유통업체는 Code 128 바코드를 사용하여 청구서를 추적합니다.각 청구서에는 바코드가 있으며 승인 및 결제 과정에서 각 단계가 스캔됩니다.이를 통해 재무 팀은 각 청구서의 상태를 모니터링하고 지연을 줄이며 정확성을 보장할 수 있습니다.

어떻게 문서에 바코드를 생성합니까?

1. 바코드 유형 선택: 간단한 추적을 위해 1D 바코드를 선택하거나 QR코드와 같은 2D 바코드를 선택하여 더 자세한 정보를 얻습니다.

2. 바코드 생성기 사용: 온라인 바코드 생성기 도구로 이동하여 필요한 문서 데이터를 입력하고 원하는 바코드 형식을 선택합니다.

3. 다운로드 및 적용: 바코드를 다운로드하여 엔티티 파일로 인쇄하거나 디지털 파일에 포함합니다.

한 마디로 하면 문서에 바코드를 사용하는 것은 실용적이고 효과적인 방법으로 물리적 및 디지털 파일의 조직성, 정확성 및 접근성을 향상시킬 수 있다.

문서에 바코드 시스템을 구현하려면 바코드 생성기를 사용하여 시작합니다.